Muy interesantes estas claves a tener en cuenta para una reunión, seminario o foro virtual y también para cualquier presentación web que hagamos. Las brinda Luuk Mulling representante de WebEx en España:

- Ser puntual: La puntualidad es clave en cualquier trabajo. Llegar tarde es un grave error, ya que se pierde un tiempo que más tarde no se podrá recuperar. Si el retraso no se puede evitar, los socios deben ser avisados con anticipación.

- Conocer la tecnología: Antes de iniciar o participar en una conferencia Web, hay que tener la seguridad de que realmente se está familiarizado con la tecnología. No hay nada más embarazoso que el moderador o presentador de la reunión esté constantemente yendo de lado a lado de la pantalla o abriendo las ventanas del escritorio de forma aleatoria.

- Conferencias Web sin webcam – prestar atención a la voz: En una reunión virtual sin webcam no hay lenguaje corporal ni expresión facial. Así que los participantes deben pensar previamente cómo y qué están diciendo antes de ser malinterpretados. También hay que tener en cuenta que la sonrisa ayuda en la comunicación, incluso por teléfono, ya que puedes oírla.

- Conferencias Web con webcam – Es de vital importancia prestar atención a la indumentaria y a los gestos. El atuendo de los participantes debe ser apropiado, al menos las partes del cuerpo visibles a través de la webcam. Por otra parte, mientras uno habla, deberían evitarse los gestos que puedan ser malinterpretados por el resto de participantes de otras culturas.

La cámara tendría que estar ajustada para que el participante mire a la lente. De esta manera, el resto de participantes pueden sentir que se les está hablando directamente. También es aconsejable elegir un fondo y una iluminación adecuada.

- Mencionar los nombres: Cuando se participa en una conferencia Web siempre se debe mencionar el nombre de la persona que está hablando. Sino para el resto del grupo es prácticamente imposible detectar quién fue el que participó en la reunión.

- No silbar en el micrófono: Todos los silbidos u otros ruidos se transmiten, no sólo cuando se utiliza un auricular con micrófono sino también por teléfono. Por eso es apropiado activar el botón de silencio cuando los demás están participando en la conversación.

- Presentar a los participantes: Los presentadores tienen que presentar brevemente a todos los participantes al comienzo de la conferencia Web. Y en la lista de participación integrada deben ser visibles todos los nombres. Así es posible dirigirse a todos los participantes de forma personalizada.

- Limpiar el escritorio del ordenador: Cuando el escritorio del ordenador se comparte con el resto de participantes durante la reunión, éste debería estar ordenado. Si está lleno archivos y carpetas, no corresponderí a a una actitud demasiado profesional por parte del moderador.

Visto en La Flecha